Por qué necesitas una Centralita Virtual en tu negocio

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Centralita virtual para tu negocio

¿Qué nos transmite una empresa cuando al llamar, somos atendidos inicialmente por una Centralita Virtual? Hoy en día es muy frecuente oír centralitas virtuales y generarnos automáticamente la idea de que detrás existe una gran empresa. Por normal general, pensamos que se trata de una empresa con muchos empleados y distintos departamentos. Sin embargo, no conocemos realmente si sólo es un autónomo el que atiende todos los departamentos y por ende todas las llamadas, o una empresa con más trabajadores. Ésta es una de las razones principales, más comunes, de tener una centralita: necesidad de mejorar la gestión de las llamadas y la atención al cliente.

netelip ofrece al usuario profesionalizar su imagen en el mercado. Este servicio proporciona notoriedad y un carácter diferenciador de otras empresas del mismo gremio. En otras palabras, la centralita deja en el cliente final una imagen y valor de una empresa más seria y atractiva a los usuarios. Otra de sus muchas ventajas, es que permite tener mayor organización y control de las llamadas a la hora de determinar cómo van a ser filtradas y atendidas. Hablamos de atención tanto por miembros, sedes de distinta provincia, horarios nocturnos con distintos empleados o miembros de guardia y otros escenarios habituales.

A continuación vamos a plasmar distintos casos de empresas en las que es más ventajoso utilizar una VPBX o Centralita Virtual:

Empresas con distintos empleados por turnos de horario:

La gran mayoría de empresas no quiere desatender a sus clientes, o lo que es igual, no quiere perder ninguna llamada. Por esta razón, cada vez más, se implanta en las empresas españolas tener distintos empleados para cubrir las 24 horas de atención al cliente y los 365 días del año. La Centralita Virtual de netelip permite filtrar según el horario en el que llame el cliente a qué extensión, grupo de extensiones, o cola de llamadas va a ser atendida y por diferentes miembros para cada horario. Hay un ejemplo de empresa que tiene un horario comercial de lunes a viernes y los fines de semana se turnan el móvil de guardia para recoger las llamadas de urgencia de sus clientes. Con esto evitamos incidencias mayores, clientes descontentos, y en definitiva calidad en nuestro servicio al cliente.

Empresas con distintas sedes dentro o fuera de España:

Otro ejemplo cada vez más frecuente se da en empresas con sedes en varias ciudades españolas. La centralita entra de lleno en este aspecto como filtro de zona para que se derive y atienda por la sede de la región que corresponda. O sea, que si una empresa tiene distintas oficinas o locales comerciales en distintas ciudades y llama un cliente, que sea atendido por la sede que pertenezca a esa ciudad. Esto permite aglutinar y reducir costes a una sola Centralita Virtual, sin la necesidad de instalación física en cada negocio. Pudiendo ser controlada la única centralita virtual en una misma cuenta de usuario netelip.

Las posibilidades son infinitas ya que el usuario puede combinar bien tener una única Locución de Bienvenida (ya que es la misma empresa) y filtrar las llamadas por opciones de marcado, combinar varias numeraciones telefónicas asignadas a cada sede para identificar a cuál pertenece la llamada y configurar la centralita para cada numeración con un comportamiento distinto.

Por ejemplo si tenemos una empresa en Alicante y otra en Barcelona, podemos asignar o portar un número para Barcelona exclusivamente y otro para Alicante. En nuestra centralita determinaremos qué comportamiento vamos a darle a cada numeración. Es decir, podemos poner por caso que la numeración de Barcelona quiero que sean atendidos por grupo de extensiones o cola de llamadas con la extensión 100 , 101 y 102 con una franja horaria específica, indicando un buzón de voz personalizado para el horario que tiene de apertura la oficina de Barcelona, etc. Y luego para la oficina que tenemos en Alicante, tendremos otro número de teléfono distinto, con un comportamiento diferente para que sean atendidos por el personal que tenemos contratado en Alicante. Siguiendo el ejemplo, en este caso sería atendido por un grupo de extensiones o cola con las extensiones 103 y 104. Luego, de igual forma configuraremos aparte si tendrá buzón de voz, y el resto de locuciones que queramos agregar en nuestra centralita.

Empresas con sede en España pero con enlaces en otros países:

Así como las necesidades del mercado empujan a las empresas españolas ganar presencia a nivel internacional, los servicios de netelip facilitan a nuestros usuarios alcanzar numeraciones internacionales y mantener bajo una misma centralita virtual coexistiendo numeraciones de distintos países. A cada una de ellas les puede otorgar un comportamiento diferente para cuando reciba o emita una llamada, asignar distintos miembros o un horario de atención específico o identificador de llamada distinto para cada numeración. Cada vez más, son las empresas que necesitan una numeración telefónica de un país en concreto porque tienen clientes o proveedores de esa ciudad y para llegar a ellos les ofrecemos una numeración local del país para que al llamante no le suponga un coste adicional, o simplemente no le produzca un rechazo por ser una numeración internacional.

Con netelip puedes comprar o portar numeración internacional, previa consulta con nuestro soporte de atención al cliente, para comprobar la disponibilidad y documentación requerida.

En este escenario, la Centralita Virtual ejerce un papel muy importante de cara a nuestro negocio ya que con ella vamos a poder diferenciar las llamadas que vengan de esas numeraciones utilizando el doble identificador de llamada, que mostrará tanto el número de teléfono del llamante como el número al que nos está llamando.

Empresas con distintas actividades dentro de la misma empresa o con distintos nombres comerciales:

Por último mostramos como ejemplo, otro caso de empresa frecuente. La empresa que se dedica o se especializa en varias actividades y necesita filtrar las llamadas para atenderla el departamento adecuado. Para diferenciar las actividades dentro de una misma empresa, es primordial disponer de una Centralita Virtual y en segundo lugar, es recomendable una Locución de Bienvenida con opciones de marcado. Ejemplo – “Marque 1 si desea hablar con Comercial de Fincas , pulse 2 si desea hablar con Administraciones Soler. Gracias.”

De esta forma, tenemos una centralita con varias actividades conjuntas, que están bien diferenciadas por cada opción que marque el cliente. Detrás llevará la configuración deseada por el administrador de la cuenta para cada actividad – opción de marcado (niveles), en relación a cómo van a ser atendidas dichas llamadas ( extensiones, colas, grupos, etc).

En resumen, la funcionalidad de la Centralita Virtual de netelip consiste en desarrollar y ampliar para cada empresa su propia estrategia de atención personalizada a sus clientes. Y lo que tenemos que tener claro es que todas las empresas desde autónomos , Pymes y grandes empresas tienen necesidad de tener una gestora de llamadas virtual para no perder llamadas, para controlarlas y atenderlas correctamente.

A continuación, vamos a explicar cómo configurar una Centralita Virtual paso a paso. Mostraremos ejemplos prácticos de cada una de las funcionalidades, pero hay que tener en cuenta que cada empresa puede configurar el servicio según sus preferencias.

¡Comienza a trabajar con nuestros videos tutoriales!

 

Mili Pérez

CMO (Chief Marketing Officer)

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